В предишната публикация обобщихме промените, които новата НАРЕДБА № Н-18 от 13.12.2006 г. за регистриране и отчитане чрез фискални устройства на продажбите в търговските обекти, изискванията към софтуерите за управлението им и изисквания към лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин (наричана накратко „Наредба за касовите апарати“) предвижда за онлайн предприемачите.

Продължаваме с другите важни промени за бизнеса, засягащи голям брой предприятия, а именно изискванията спрямо софтуерите за управление на продажбите.

До момента на приемане на Наредба за касовите апарати, законодателят предвиждаше единствено изисквания към използваните в търговските обекти касови апарати, но не и към софтуерите, управляващи тяхната дейност. Това, съгласно мотивите към наредбата, създава предпоставки в софтуерите да се вграждат функционалности, позволяващи при приключването на продажба да не се подава команда към касовия апарат за отпечатване на фискален бон, а за клиента се разпечатва касов бон от нефискално устройство, имитиращ фискалния. Според данни от осъществени от НАП проверки в обекти използващи софтуери за управление на продажбите, търговците успяват да „прикрият“ между 30% – 70% от реализираните обороти.

Какво всъщност означава софтуер за управление на продажбите?

На първо място, навярно много от вас се чудят какво се има в предвид под използвания в Наредба за касовите апарати термин „софтуер за управление на продажбите“. Съгласно т. 19 от Допълнителни разпоредби на същата, управление на продажбите “ чрез използване на софтуер за управление на продажбите в търговски обект е процес по автоматизирана обработка на информация за извършване на продажби на стоки или услуги, включващ проследяване на движението на стоките или изпълнението на услугите от заявяването им до тяхното предоставяне и/или извършване на плащане.“

Така дефинирано, понятието включва широка гама от софтуерни продукти. Опасенията на бизнеса са, че много от използваните от тях софтуери нямат връзка с фискалните устройства и нямат за цел да управляват тяхното функциониране, но въпреки това попадат под определението в т.19. За пример са масово използваните системи за управление на работата с клиенти (така наречените „CRM” системи), чрез които се вписват данни на настоящи и потенциални клиенти, изготвят се фактури, съхранява се история за предишни покупки и прочие.

Отговори от НАП свързани с Наредба за касовите апарати

Използва се софтуер, който дигитализира някои от следните фирмени операции като доставка, продажба, връщане, изплащане и прехвърляне на стока от един склад в друг склад. Целта му е впоследствие да се генерират различни необходими документи към тях, като например стокова разписка, приемо-предавателен протокол, фактура за продажба.

Необходимо ли е такъв тип софтуери да се свързват с касовия апарат, при условие че софтуерът не предоставя такава функционалност?

Съгласо органите на НАП, описаната по-горе функционалност на софтуера попада в обхвата на определенията  за „софтуер за управление на продажбите“ съгласно §1, т. 84 от Допълнителните разпоредби (ДР) на Закона за данъка върху добавената стойност (ЗДДС) и „управление на продажбите“ съгласно §1, т. 19 от ДР на Наредбата.  В случай, че този софтуер се използва в търговски обекти, в които съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредбата е налице задължение за издаване на фискален бон, т.е. извършват се  например плащания в брой, с дебитна или кредитна карта и др., то той трябва да бъде свързан с фискално/и устройство/а (ФУ).

Фактът, че софтуерът няма разработена функционалност за връзка към ФУ, не може да бъде причина за изключване на софтуера от изискванията на Наредбата и такава функционалност трябва да бъде разработена. 

Трябва ли електронен магазин да е свързан с касов апарат?

По смисъла на определението за търговски обект, съдържащо се в §1, т. 41 от  ДР на ЗДДС, електронният магазин е търговски обект, от който се извършват продажби. Следователно, когато лицето, извършващо продажби чрез електронен магазин, използва за дейността си софтуер за управление на продажбите и за извършваните продажби е налице задължение за издаване на фискален бон съгласно чл. 3, ал. 1 от Наредбата,  софтуерът трябва да отговаря на изискванията на наредбата, респективно, той трябва да бъде свързан с касов апарат.

Какви са задълженията на лицата използващи такъв софтуер?

Съгласно нормата на Чл. 52з (3) от Наредба за касовите апарати, търговците трябва да използват единствено софтуер отговарящ на посочените в приложение № 29 изисквания. За да не изпадаме в подробности описващи всички технически характеристики, прилагаме линк към Приложението.

Освен това, по подобие на Регистъра за лицата извършващи електронна търговия, ще бъде създадем нарочен Регистър на лицата използващи софтуер за управление на продажбите, като последните имат задължение в срок до 7 дни от инсталирането на софтуера да подават Декларация (Приложение № 32) използвайки квалифициран електронен подпис.

Каква информация съдържа декларацията?

Накратко информация за софтуера, от кого е закупен, номер на софтуера от списъка на НАП (както посочихме по-горе, софтуерът трябва да е един от лицензираните от НАП софтуери); фискални устройства свързани към софтуера; дата на инсталиране; информация относно инсталираните допълнителни компоненти и функционалности към софтуери и още доста техническа информация.

Какви са срокове в които фирмите трябва да осигурят съответствие с новите изисквания?

Лицата, които са регистрирани по ЗДДС и използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си с изискванията на наредбата в срок до 31 март 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях  софтуер в срок до  31.05.2019 г.

Нерегистрираните по ЗДДС лица, които използват софтуер за управление на продажби, привеждат дейността си в съответствие с изискванията на наредбата в срок до 30 юни 2019 г. Тези лица трябва да подадат в НАП информация за използвания от тях  софтуер в срок до 31.08.2019 г.

Рискове за бизнеса и други изисквания съгласно Наредба за касовите апарати

Законодателят е предвидил и още едно допълнително усложнение – изискването базата данни от софтуера да се съхранява само на територията на Република България или на държава – членка на Европейския съюз.

Друга част от разпоредбите изискват (чл. 52к ал. 1, 2 и 3) да се синхронизират и интегрират модулите на софтуерите обработващи продажби, така че при евентуална проверка органите по приходите да имат достъп до една интегрирана система. Доколко осъществявания от НАП контрол ще даде сигурност за бизнеса, че информацията ще остане конфиденциална?

Необходимо е създаването и на така наречения „ОДИТОРСКИ ПРОФИЛ“, чрез който органите ще имат директен достъп до базата данни с пълни права за четене и експорт на информацията от текущата и архивните бази данни на използвания в обекта софтуер.

Информацията във софтуера се съхранява в сроковете предвидени в ДОПК – 10 години за счетоводна и финансова информация, съответно пет години след изтичане на давностния срок за погасяване на публично задължение  за документи за данъчно-осигурителен контрол.